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Datenschutzerklärung MD App

(im Folgenden: „Datenschutzerklärung“)

Gültig ab: 2022-06-28

I. Datenschutzerklärung

Die Management Drives Gruppe, im Folgenden: „Management Drives“, ist Anbieter der Management Drives App, im Folgenden: „MD App“. Management Drives respektiert die Privatsphäre aller ihrer Kunden und verarbeitet alle von ihr verarbeiteten personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit der Verordnung 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung), im Folgenden: „DSGVO“, der Datenschutzerklärung und allen anderen geltenden Gesetzen und Vorschriften.

Durch diese Datenschutzerklärung informiert Management Drives alle Parteien, die die MD App nutzen, über die Art und Weise, wie Management Drives die personenbezogenen Daten von Personen, im Folgenden: „Betroffene“, in ihrer Eigenschaft als Auftragsverarbeiter oder Verantwortlicher im Sinne der DSGVO verarbeitet.

Durch diese Datenschutzerklärung informiert Management Drives Sie über Folgendes:

• Allgemeine (Kontakt-)Informationen;

• Erhebung von personenbezogenen Daten;

• Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten;

• Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten;

• Kategorien und Arten von personenbezogenen Daten;

• Aufbewahrungsfristen;

• Unterauftragsverarbeiter;

• Weitergabe von personenbezogenen Daten;

• Allgemeine Informationen über ergriffene Sicherheitsmaßnahmen; und

• Rechte der Betroffenen.

1. Allgemeine (Kontakt-)Informationen

Name und Kontaktdaten von Management Drives:

Management Drives Netherlands B.V., Herenlaan 2, 3701 AT Zeist, Info@managementdrives.com, +31 30 635 54 00

Name und Kontaktdaten der Unterauftragsverarbeiter:

• Centric Netherlands B.V. Business Unit: Solution Engineering

• Amazon Web Services (Frankfurt am Main)

2. Erhebung von personenbezogenen Daten

Management Drives erhält die personenbezogenen Daten der Betroffenen, sei es direkt oder über einen befugten Dritten, weil die Betroffenen die Dienste von Management Drives nutzen oder nutzen möchten, indem sie einen MD-Fragebogen ausgefüllt haben und die MD App verwenden.

Die Daten werden von den Betroffenen, sei es direkt oder über einen befugten Dritten, selbst bereitgestellt.

3. Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten

Management Drives verarbeitet die personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:

• Aufrechterhaltung der Datensammlung in der MD App;

• Anmeldung und Sicherung der MD App;

• Visuelle Darstellung von individuellen oder Teamprofilen von Management Drives in der MD App;

• Benutzerfreundliche Gestaltung der (Texte in) der MD App;

• Kommunikation.

4. Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Management Drives ist Anbieter der MD App. Management Drives verarbeitet die personenbezogenen Daten der Betroffenen zur Anbahnung oder Durchführung des Vertrags, der, sei es direkt oder indirekt, mit den Betroffenen geschlossen wird. Darüber hinaus verarbeitet Management Drives personenbezogene Daten, wenn sie gesetzlich dazu verpflichtet ist, weil sie ein berechtigtes Interesse daran hat oder wenn eine Einwilligung erteilt wurde.

Wenn eine betroffene Person Management Drives die Einwilligung zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt hat, kann die betroffene Person diese Einwilligung jederzeit auf die gleiche Weise widerrufen, wie sie erteilt wurde.

Wenn Management Drives personenbezogene Daten aufgrund ihres berechtigten Interesses erhebt, wird sie sicherstellen, dass die personenbezogenen Daten durch Pseudonymisierung oder Anonymisierung nicht auf die betroffene Person zurückgeführt werden können. Wenn Daten aufgrund eines berechtigten Interesses erhoben werden, hat die betroffene Person das Recht, diese Daten nicht auszufüllen oder kostenlos Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen.

5. Kategorien und Arten von personenbezogenen Daten

Management Drives wird für die oben beschriebenen Zwecke die folgenden Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten:

• Eine Verwaltungsnummer, die verknüpft ist und keine anderen Informationen als die unten beschriebenen Daten enthält;

Verwendet für App-Funktionalität und zur Identifizierung eines Benutzers. Die Verwaltungsnummer wird bei der Anmeldung für die MD App erstellt.

• Anmeldedaten und Passwörter

Verwendet für App-Funktionalität zur Anmeldung und Identifizierung des Benutzers. Um die MD App nutzen zu können, muss ein Konto erstellt werden, andernfalls erhält ein Benutzer keinen Zugang.

• E-Mail-Adresse

Verwendet für App-Funktionalität zur Anmeldung, Identifizierung des Benutzers und Kommunikation. Die Ergebnisse des Fragebogens werden mit der E-Mail-Adresse des Benutzers verknüpft. Die E-Mail-Adresse ist erforderlich, um ein Konto zu erstellen und zu kommunizieren.

• Vor- und Nachname;

Verwendet für App-Funktionalität und zur Identifizierung eines Benutzers. Benutzer können anhand ihres Vor- und Nachnamens gefunden werden, um ihr Profil zu teilen. Ein Vor- und Nachname sind erforderlich, damit die Datenbank und Suchfunktionalität funktionieren.

• Ergebnisse der von den Betroffenen ausgefüllten Fragebögen, mit denen ein Management Drives Profil erstellt wird;

Verwendet zur Darstellung des MD-Profils, das mit der E-Mail-Adresse verknüpft ist. Das MD-Profil wird beim Erstellen eines Kontos in der MD App abgerufen.

Besondere personenbezogene Daten werden nicht verarbeitet.

6. Einwilligungen

Die MD App kann um Erlaubnis bitten, auf die folgenden Funktionen des Geräts zuzugreifen.

• Fotos

Verwendet zum Hochladen eines Fotos, das dem Konto oder Team zugeordnet ist. Sie können die MD App auch nutzen, wenn diese Erlaubnis nicht erteilt wird.

7. Aufbewahrungsfrist

Wenn Management Drives als Auftragsverarbeiter handelt, wird sie dieselbe Aufbewahrungsfrist wie der Verantwortliche anwenden, wobei Management Drives den Verantwortlichen eine Richtlinie von 10 Jahren für die Aufbewahrungsfrist gegeben hat.

Für die Verarbeitungen, bei denen Management Drives als Verantwortlicher handelt, wird sie die Daten nicht länger aufbewahren als nötig für den Zweck, für den sie erhoben wurden. Management Drives verwendet hierfür eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Danach werden die Daten von Management Drives vernichtet, es sei denn, sie muss die Daten länger aufbewahren, um einer gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen.

8. Unterauftragsverarbeiter

Management Drives nutzt für das Hosting und die Wartung der MD App die folgenden Unterauftragsverarbeiter:

Centric Netherlands B.V. Business Unit: Solution Engineering

Centric Netherlands B.V. Business Unit: Solution Engineering ist ein Hosting-Anbieter und Softwareentwickler. Management Drives nutzt die Dienste von Centric für die Verwaltung, Wartung und Entwicklung der MD App. Die Daten werden von Centric in den Niederlanden gespeichert. Centric Netherlands B.V. Business Unit: Solution Engineering ist ISO27001 zertifiziert. Centric Netherlands B.V und Management Drives haben eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung geschlossen, die der DSGVO entspricht.

Amazon Web Services Frankfurt am Main:

Amazon ist ein Cloud-Anbieter, der Speicherdienste anbietet. Management Drives nutzt die Dienste von Amazon, um die Daten, die in der MD App präsentiert werden, zu speichern. Die Daten werden von Amazon im Rechenzentrum von Amazon in Frankfurt am Main gespeichert. Amazon Web Services ist ISO27001 zertifiziert. Amazon Web Services und Management Drives haben eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung geschlossen, die der DSGVO entspricht.

9. Weitergabe von personenbezogenen Daten

Management Drives ist ein niederländisches Unternehmen, das auch international tätig ist. Alle Daten, die Management Drives verarbeitet, werden ausschließlich in den Rechenzentren ihrer Unterauftragsverarbeiter und ausschließlich im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) verarbeitet und gespeichert.

10. Allgemeine Informationen über ergriffene Sicherheitsmaßnahmen

Die folgenden Maßnahmen werden unter anderem von Management Drives ergriffen, um die „Verfügbarkeit“, „Integrität“ und „Vertraulichkeit“ der MD App zu gewährleisten und so eine Verletzung im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten zu verhindern.

Zugang

Nur befugte Mitarbeiter von Management Drives, die mit der Verwaltung der Datenbank beauftragt sind, haben Zugang zu den personenbezogenen Daten. Mitarbeiter erhalten nur Zugang zu personenbezogenen Daten, wenn sie eine Geheimhaltungsvereinbarung unterzeichnet haben und die anderen Sicherheitsvorschriften einhalten, die Management Drives anwendet. Die Mitarbeiter von Management Drives sind sich der Sicherheitsrisiken und ihrer Verpflichtungen im Hinblick auf den Schutz personenbezogener Daten bewusst.

Sicherheitsmaßnahmen

• Die Daten in der MD App werden verschlüsselt gespeichert, durch Verschlüsselung, wobei die Kopie dieser Daten an einem anderen, ebenfalls physisch und elektronisch, gut gesicherten Ort gespeichert ist;

• Management Drives hat ein Protokoll erstellt, das sie im Falle eines (möglichen) Datenlecks anwendet;

• Management Drives hat innerhalb ihrer Organisation ausreichend Personal und Mittel eingesetzt und angewiesen, um personenbezogene Daten vor Verlust, unbefugtem Zugriff oder unbefugter Nutzung zu schützen;

• Der Zugang zur Datenbank und allen anderen elektronischen Systemen ist mit einem Passwort gesichert, sodass nur autorisierte Personen Zugang haben;

• Personenbezogene Daten werden nur über eine gesicherte Verbindung mit Dritten geteilt.

Audits

Management Drives sorgt dafür, dass sowohl interne als auch externe Audits regelmäßig durchgeführt werden, um nachzuweisen, dass die Verpflichtungen gemäß der DSGVO erfüllt werden.

11. Rechte der Betroffenen

Unter der DSGVO haben die Betroffenen folgende Rechte:

• Das Recht auf Datenübertragbarkeit.

(dies umfasst das Recht der Betroffenen, personenbezogene Daten zurückzuerhalten und diese ungehindert an einen anderen Verantwortlichen zu übertragen oder das Recht, die direkte Übertragung personenbezogener Daten an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen);

• Das Recht auf Vergessenwerden.

(das bedeutet das Recht der Betroffenen, „vergessen“ zu werden in der MD App);

• Recht auf Auskunft.

(dies umfasst das Recht der Betroffenen, die personenbezogenen Daten einzusehen, die von ihnen verarbeitet werden);

• Das Recht auf Berichtigung und Ergänzung.

(dies umfasst das Recht der Betroffenen, die personenbezogenen Daten, die von ihnen verarbeitet werden, zu ändern oder zu ergänzen);

• Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung.

(dies ist das Recht der Betroffenen, weniger Daten von ihnen verarbeiten zu lassen);

• Das Recht in Bezug auf automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling.

(dies umfasst das Recht der Betroffenen auf einen menschlichen Blick bei automatischen Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung);

• Das Recht, der Datenverarbeitung zu widersprechen.

Management Drives hat die MD App, Prozesse und interne Organisation auf diese Rechte eingestellt, sodass sie, sei es direkt oder über einen befugten Dritten, auf angemessene Weise auf die Anfragen der Betroffenen reagieren kann.

Bei Beschwerden bezüglich der Art und Weise, wie Management Drives personenbezogene Daten verarbeitet, sollte sich die betreffende Partei zunächst an Management Drives wenden (siehe hierzu: Punkt 1. „Allgemeine (Kontakt-)Informationen“). Darüber hinaus haben die betreffenden Parteien das Recht, eine Beschwerde bei der Datenschutzbehörde über die folgende Website der Datenschutzbehörde einzureichen: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl.

12. Änderungen

Management Drives behält sich das Recht vor, ihre Datenschutzerklärung zu ändern. Zum Zeitpunkt der Änderung tritt die neue Richtlinie automatisch in Kraft und ersetzt die vorherige Version. Da Änderungen vorgenommen werden können, empfiehlt Management Drives allen Parteien, die mit Management Drives oder der MD App in Kontakt kommen, die Datenschutzerklärung regelmäßig zu überprüfen. Diese Erklärung wurde zuletzt am 28. Juni 2022 geändert.

13. Kontaktdaten

Für Fragen und/oder Anmerkungen zu dieser Datenschutzerklärung können Sie sich an info@managementdrives.com wenden.

14. Beendigung des MD App Kontos

Wenn Sie Ihr MD App Konto beenden und Ihre personenbezogenen Daten löschen möchten, gehen Sie zu Einstellungen-Konto löschen. Oder senden Sie Ihre Anfrage an info@managementdrives.com und wir werden Ihre Anfrage innerhalb von 15 Werktagen bearbeiten.

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