Alle artikelen

Dashboards en rapportages die wel worden gebruikt

In veel organisaties worden wekelijks en maandelijks stapels rapportages gemaakt die vaak niet worden gebruikt in het management overleg. Organisatieadviesbureau Decido, sinds vorig jaar partner van Management Drives, heeft onderzocht wat de grootste fouten zijn die worden gemaakt bij het gebruiken van dashboards en dergelijke tools. Uit hun onderzoek blijkt dat managers een overkill aan prestatie-indicatoren ervaren. En vooral indicatoren in hun rapportage te zien krijgen waar ze eigenlijk geen directe invloed op hebben. Een derde veel gemaakte fout is dat de overzichtelijkheid en de lay-out vaak te wensen overlaat, waardoor managers eerder afhaken. Zonde, al die verspilde energie in het maken van rapportages. Maar het blijkt ook echt anders te kunnen.

In hun boek ‘Cruise. Control?’ gaan auteurs Merlijn Gillissen en Charles van der Ploeg dieper in op deze materie. Is een indicator beïnvloedbaar? Sluit de rapportage aan op de strategie? “De kunst is heldere keuzes te maken over welke informatie je in een rapportage opneemt”, zegt Gillissen. “Geen keuzes maken is een belangrijke valkuil bij managementrapportages. Veel rapporten zijn wel 80 pagina’s lang en staan vol met indicatoren waar de lezer geen invloed op heeft: dan raken mensen de weg kwijt of haken ze al snel af. Bij rapporteren geldt absoluut het adagium less is more. Bovendien wordt vaak gedacht; one size fits all, maar het tegenovergestelde is waar: one size doesn’t fit all

Gillissen en Van der Ploeg gebruiken Management Drives om de besturing van organisatie te verbeteren. Van der Ploeg: “Het teamprofiel van bijvoorbeeld een management team zegt al heel veel op welke wijze ze rapportages gebruiken. Teams met veel oranje en rood zijn wel van de targets, maar minder van een goede aansluiting met de strategie. Die kijken vooral naar operationele indicatoren”.  Het is vooral de combinatie van ‘harde factoren’, zoals visie, missie en strategie die Decido combineert met persoonlijke drijfveren en teamprofielen, zodat er een goede implementatie kan plaatsvinden. “Beweging in de juiste richting”, noemt Gillissen dat. “We kijken naar de organisatiestrategie en de context en passen de principes van Management Drives toe om te kijken hoe we teams en medewerkers in beweging kunnen krijgen”. Los van de teamdrijfveren moeten rapportages zodanig ontworpen zijn dat ze maximaal effectief zijn. De principes uit het boek ‘Cruise. Control?’ zijn dan ook mede gebaseerd op inzichten over de werking van het menselijk brein en vanuit drijfveren. Het biedt voor managers praktische inzichten die direct resultaat opleveren bij toepassing er van in de dagelijkse praktijk. Met voorbeelden uit de energiesector, verzekeraars, zorgsector en meer.

Wilt u meer weten over dashboards: download dan gratis het E-book.

Wilt u het hele boek bestellen, klik dan hier:

Of neem contact op met Merlijn@decido.nl