Alle artikelen

Projectmanagement met verschillende partijen

“Bij een goed einde hoort een goed begin (Confucius)” en dat geldt zeker voor projecten. In 2014 is Management Drives gevraagd om bij verschillende grote bouwprojecten bij de opstart te begeleiden.

De samenwerking hierin komt vanuit een groot Bouwbedrijf. De projectvragen waren divers, bijvoorbeeld;

  • het vernieuwen van een grote brug in Zeeland;
  • het winnen van een tender met betrekking tot de herinrichting van een knooppunt;
  • het renoveren en vernieuwen van een monumentaal pand in Den Haag.

Isamenwerking projectn bovenstaande projecten komen diverse partijen bij elkaar. Dat kunnen opdrachtgever en opdrachtnemer zijn, maar ook partijen die samen optrekken voor een tendertraject van 6 maanden.

De harde kant van het projectmanagement dat is wel goed belegd en geregeld, daar schort het niet aan, maar ergens gaan er dingen toch verkeerd en loopt het met diverse partijen stroef.

We onderscheiden 4 fasen binnen het projectmatig werken:

1: Initiatie (Idee)

2: Voorbereiding (Wat, Hoe en Hoe te maken)

3: Realisatie (Doen)

4: Evaluatie en Nazorg (In stand houden)

Een Project Start Up (PSU) is een krachtig hulpmiddel voor fase 1 en 2. Een project Start Up is een gestructureerde bijeenkomst met vaak ook – al dan niet ad-hoc – andere  projectbetrokkenen (beslissers, opdrachtgevers, afdelingschefs) van het toekomstige projectteam. Dit eerste moment is bij uitstek het moment om Management Drives in te zetten, logisch, maar ook wel eng, omdat de diverse betrokkenen ook wel verschillende belangen kunnen hebben.

Inzet van Management Drives in de PSU leverde in dit geval veel op;

  • Het maakte duidelijk dat er verschil was in de groepsprofielen van diverse partijen en zodoende ook verschil in intenties, kijk op de materie en belangen. Dit inzicht leverde respect, maar ook direct gedragsverandering op.
  • het inzicht gaf een goede voorspelling voor de verloop van het gedrag tijdens fase 3 en fase 4. Het geeft een foto van de samenwerking en maakt duidelijk waar deze gaat slagen, maar ook waar het mis kan gaan.
  • We zagen tijdens de PSU duidelijke aandachtspunten, bijvoorbeeld bij een project werd zichtbaar dat de groepsprofielen van opdrachtgever en opdrachtnemer divers van energie waren. Opdrachtnemer was meer oranje – geel; gericht op het snel en kundig neerzetten van een prachtig resultaat. Opdrachtgever was meer groen; gericht op de omgeving (burgers), maar ook op communicatie over oplossen van problemen.
  • De inzichten brachten een extra dimensie in het project mee; er was aandacht voor de motivatie en de mens. Naast inhoudelijke afstemmen tussen partijen, werd de MD consultant ingezet om aandacht te hebben voor het afstemmen en de communicatie (de afwijkende groepsprofielen). Maar ook om beide partijen uit te nodigen om elkaar directer aan te spreken en verwachtingen duidelijk te verwoorden. (de rode drijfveer was een blinde vlek).

De aanpak van het project werd aangepast en verliep daardoor als volgt:

1: PSU = startsessie aan de hand van drijfveren.

2: Tussendoor individuele coaching en coaching on the job (tijdens bouwvergaderingen bijvoorbeeld). Dit resulteerde in gedragsverandering.

3: Telefonisch en per mail werden we op de hoogte gehouden van de vorderingen en versnellingsmogelijkheden in gedrag bij individuen of de groep (coaching van de projectleider). Zo kon een passende interventie gemaakt worden, bijvoorbeeld een avondbijeenkomst.

Resultaten van de inzet van MD bij projecten en PSU’s zijn concreet, zichtbaar en meetbaar. De genoemde projecten verlopen voorspoedig, op schema. Vanzelfsprekend zijn er communicatie uitdagingen, maar die zijn transparant en bespreekbaar. Er is een gezamenlijk doel voor alle partijen, dus er is een bereidheid om de samenwerking te laten slagen en dat leidt tot resultaat. Kortom meer gezamenlijkheid in doel, doordenking, communicatie, planning en focus. Daarmee vooruitgang op alle drijfveren